В настоящее время участились случаи чрезмерного внимания к оформлению документов со стороны государственных органов, работодателей. Во многом это зависит от введения в действие с 01 июля 2018 года Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанного Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

Информационное письмо носит ознакомительный характер, в нем содержатся некоторые примеры правил оформления документов. Со всеми нормами Вы можете ознакомиться в самом ГОСТе Р 7.0.97-2016.

Стандартом предусмотрены общие требования к созданию документов как на бумажном, так и электронном носителях.

Так, например,

  • При создании документа на двух и более страницах вторую и последующую номеруют, номера проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
  • Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;
  • Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14 (Times New Roman № 13,14 Arial № 12,13 Verdana №12, 13 Calibri № 14 и приближенные к ним).
  • При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
  • Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
  • Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
  • Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
  • Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
  • Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
  • Интервал между буквами в словах - обычный.
  • Интервал между словами - один пробел.
  • Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
  • Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
  • Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
  • Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;
  • Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Стандарт содержит правила расположения реквизитов: герба, товарного знака, эмблем и т.д.

ГОСТ регулирует расположение наименования организации:

  • наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением);
  • над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
  • наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации;
  • наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации, номер телефон, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов госвласти, местного самоуправления, включаются:

  • код организации по ОКПО,
  • ОГРН
  • ИНН/КПП.

Ранее обязательными элементами реквизита были почтовый адрес и номер телефона, остальные справочные сведения проставлялись по усмотрению организации.

Стандарт также содержит правила оформления документов: наименований вида, расположение дат, адресов, адресатов, регистрационного номера, грифа утверждения заголовка текста, самого текста и т.д.

Например, в одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывается.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом

Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (в ред. Февраля 2018г.).

Подпись на бланке организации включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Новым реквизитом является отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

В документе проставляется отметка об исполнителе, которая включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефон (может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом).

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Стандарт так же содержит правила оформления бланков документов.

К сведению: Статья 26 Федерального закона от 29.06.2015 г. № 126-ФЗ устанавливает, что документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Кроме того, применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту.

Вновь установлена добровольность применения стандарта. Вместе с тем в тексте неоднократно употребляется термин «правила», которые данным стандартом устанавливаются, в чем усматривается некоторое противоречие, так как правила подразумевают нормативный акт, содержащий требования, обязательные для выполнения.

Руководитель сектора -
главный правовой инспектор
труда Профсоюза АСМ РФ
Царева Н.В.